Das Coronavirus hat sich in den letzten Wochen und Monaten zu einer globalen Pandemie entwickelt und stellt uns vor verschiedene Herausforderungen. Das Gebot der Stunde lautet: “Flatten the Curve”. Ziel ist es, die Ansteckungs- und Erkrankungsrate einzudämmen, deshalb werden aktuell diverse Maßnahmen in Unternehmen umgesetzt. Dazu zählt auch, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter statt gemeinsam im Büro, individuell im Homeoffice arbeiten. Mit folgenden Tipps gelingt es auch Ihnen und Ihren Kollegen informiert und auf dem aktuellen Stand zu bleiben, trotz der notwendig gewordenen Distanz. 

 

Tipp 1: An- und Abmelden 

Damit Sie und Ihre Kollegen immer wissen, wer gerade erreichbar ist, ist es sehr wichtig unternehmensweite An- und Anmeldeprozesse zu etablieren. Hierbei kann beispielsweise ein einfaches “Hallo” im Team-Chat den Arbeitsbeginn signalisieren. Über längere Abwesenheiten und Pausen sollten Kollegen ebenfalls benachrichtigt werden, im besten Fall mit Nennung einer erwarteten Rückkehrzeit. 

 

Tipp 2: Transparentes Arbeiten 

Viele kleine aber dennoch wichtige Informationen werden im normalen Büroalltag in kleinen, unorganisierten Gesprächen, zum Beispiel an der Kaffeemaschine, weitergegeben. Diese verbale Alltagskommunikation fehlt im Homeoffice allerdings und sollte daher durch Projektmanagement-Tools wie Asana, Trello oder Hive umgesetzt werden. So können Arbeitsfortschritte festgehalten und  Aufgaben erfasst, priorisiert und zugeordnet werden. Einfache Informationen können auch in digitalen Gruppenchats geteilt werden. 

 

Tipp 3: Kommunikations-Balance 

Wichtig um eine effiziente und erfolgreiche Kommunikation innerhalb des Team im Homeoffice umzusetzen, sollten konkrete Kommunikationsregeln festgelegt werden, denn nicht alles muss im direkten Gespräch geklärt werden. Diese Faustregeln können eine erste Orientierung bieten: 

  • Dringende und komplexe Angelegenheiten: Direkte, Synchrone Kommunikation via Telefonat oder Videocall. Die Ergebnisse des Gesprächs sollten im Nachgang in einem Protokoll festgehalten werden. 
  • Dringende aber nicht komplexe Angelegenheiten:  Kurzer Austausch im Chat. Auch hier sollten die Ergebnisse festgehalten werden. 
  • Komplexe aber nicht dringende Angelegenheiten: Kommunikation via asynchronen Medien zum Beispiel im Kommentarbereich eines Projektmanagement-Tools oder einem Google-Doc. 

 

Tipp 4: Kommunikation- und Feedbackkultur 

Ebenso wie bei direkter Kommunikation im Büro sollte im Homeoffice darauf geachtet werden, dass die Kommunikation zwischen Kolleginnen und Kollegen immer konstruktiv, respektvoll und wertschätzend abläuft.  Gerade bei geschriebenen Nachrichten können aufgrund des höheren Interpretationsspielraums häufiger Missverständnisse aufkommen. Sollten sich diese abzeichnen, ist es ratsam, ein kurzes Telefonat oder noch besser einen Videocall zu führen.

 

Tipp 5: Konkrete Ansprechpartner festlegen und Telefondurchwahlen umleiten

Für grundsätzliche Anliegen wie Krankmeldungen, Technikfragen oder auch Feedback zu Tools sollten konkrete Ansprechpartner benannt werden. Im besten Fall wird eine komplette Kontaktliste mit Mobilnummern und dem jeweiligen Verantwortungsbereich für alle Kolleginnen und Kollegen bereitgestellt. Alternativ können unternehmensinterne Telefondurchwahlen auf die jeweiligen Mobilnummern umgeleitet werden. 

Hier erfahren Sie mehr rund um das Thema Home Office: https://media.t3n.de/redaktion/homeofficeguide/t3n_Homeoffice_Guide.pdf